News/Approfondimenti > 27 aprile 2023

Metodo Kanban: esperienza di formazione per un miglioramento continuo

di Alessia Moser

Quante volte, nella nostra quotidianità lavorativa, ci ritroviamo impegnati e sommersi in molteplici attività e non riusciamo a portare a termine alcuni lavori nei tempi prefissati per eccessivo carico o perché interrotti continuamente da telefonate, e-mail o chat?

Il Metodo Kanban ci viene in aiuto. Un metodo di lavoro focalizzato sul migliorare attivamente e continuamente l'erogazione dei servizi con un approccio evolutivo che ci permette di osservare il flusso di lavoro, di misurarlo e di mettere in evidenza i punti critici delle nostre attività:

dove si accumulano (colli di bottiglia);
dove si interrompono o si bloccano;
quanto tempo rimangono in attesa o in approvazione;
se sono in ritardo;
per quanto tempo o quante volte hanno subito rilavorazioni.

La parola giapponese “kanban”, che significa “cartellino” o “segnale”, era utilizzata come definizione di un processo lavorativo fin dagli anni '50, sviluppato e applicato per la prima volta da Toyota come sistema di pianificazione per la produzione Just in time, che utilizza un metodo di produzione basato sulla specifica domanda dei clienti (‘pull'), piuttosto che sulla pratica di produrre beni per spingerli successivamente sul mercato ‘push'.

Il Metodo Kanban nasce nel 2007 ed è il risultato di tanti anni di esperienze sul campo e studi di figure rilevanti della comunità Lean e Agile (David Anderson, Dan Vacanti, Darren Davis, Corey Ladas, Dominica DeGrandis, Rick Garber). Il Metodo Kanban permette di gestire il lavoro di tipo intellettuale (Knowledge Work), ponendo attenzione al miglioramento dal punto di vista del cliente/utente finale. Immaginando l'organizzazione come un sistema di servizi interconnessi tra loro, favorisce la collaborazione ed evidenzia le priorità strategiche e di valore.

Per questo, nel corso del 2022, Tsm-Trentino School of Management ha attivato un percorso di formazione interna trasversale e strutturato volto a introdurre il Metodo Kanban, già utilizzato dal 2019 dall'Unità sistemi informativi con interessanti risultati. Il percorso di formazione è stato progettato e condotto dal docente Fabio Delaiti, Certified Kanban Coaching Professional.

In una prima fase, dedicata ai Referenti di ambito e ai componenti del gruppo Semplificazione e Miglioramento, attraverso un'alternanza tra simulazioni e contenuti, il docente ha trasferito le competenze necessarie per applicare fin da subito le pratiche del metodo e riconoscere i benefici reali: ritmo di lavoro più sostenibile e focus sul completare attività di valore.

In particolare, i partecipanti hanno acquisito alcune consapevolezze, a cominciare dal fatto che lavorare contemporaneamente su più attività non porta alcun beneficio anzi, solo sovraccarico delle persone riempiendo ogni spazio per migliorare. Al contrario, focalizzarsi sul completare le attività, piuttosto di iniziarne di nuove, porta a risultati strabilianti. Inoltre, è fondamentale visualizzare il lavoro. I partecipanti hanno costruito Board (fisiche) del loro lavoro reale per capire dove sono i problemi, dove si accumulano le attività incomplete e perché. Visualizzare il lavoro intellettuale su una Board è fondamentale per ridurre lo stress da sovraccarico (abbiamo uno strumento dove “scaricare” la nostra memoria quando terminiamo il lavoro) e per condividerlo con i membri del team. Questo abilita alla collaborazione e all'aiuto. Tenersi il lavoro e le preoccupazioni per sé crea un gruppo di persone con obiettivi personali e non un team con obiettivi comuni.

Occorre, inoltre, imparare a svolgere meeting come lo “standup” e la “retrospettiva”, il cosiddetto Feedback Loop. Le cadenze del metodo portano a conversazioni efficaci con le persone giuste nel posto giusto con durate predefinite e obiettivi chiari. Infine occorre imparare a misurare (metriche) quello che facciamo perché solo davanti a dati oggettivi capiamo se i nostri esperimenti di miglioramento hanno effetto.

La formazione è proseguita in un secondo step di lavoro ancora attivo: un'attività di coaching e affiancamento a supporto dei team delle Unità di Tsm che hanno introdotto il Metodo Kanban nella gestione delle proprie attività.

Le diverse Board in Tsm vengono ora gestite virtualmente con il software Trello^®: rappresentano fedelmente e costantemente il flusso di lavoro, diventando il punto di riferimento per molte decisioni. Ci mostrano tutte le attività che abbiamo iniziato e non abbiamo ancora finito: il WIP (work in progress).

Siamo soddisfatti dei risultati raggiunti e puntiamo ad aumentare la trasversalità di utilizzo interno del Metodo Kanban.

La positiva sperimentazione ci porta a consigliare il metodo e siamo disponibili ad attivare percorsi formativi customizzati. Per maggiori informazioni progetti@tsm.tn.it

Per approfondimenti: